Bevezetés
Egy új vállalatirányítási rendszer bevezetése gyakran egy komplex és összetett feladat, amely az üzleti folyamataink szinte minden részét érinti. Mint minden komolyabb változtatás előtt, ebben az esetben is precíz tervezésre és különös odafigyelésre van szükség. A bevezetés sikerességének érdekében célszerű a teljes folyamatot részekre, fázisokra bontani, minden esetben tiszta és egyértelmű céllal.
Ezzel ellentétben egy nem megfelelően megtervezett, konkrét célok nélküli bevezetés növeli a sikertelenség és az implementáció során később megjelenő problémák esélyét.
Mit is jelent pontosan a vállalatirányítási rendszer bevezetése?
Az ERP rendszerek rengeteg, szinte az vállalkozásunk minden részét érintik, számtalan funkcióval rendelkeznek a pénzügy, sales, gyártás, rendelés kiszolgálás, HR stb területekről, melyek segítenek növelni a hatékonyságot és a produktivitást. A vállalatirányítási rendszer bevezetése magában foglalja tervezés, konfigurálás, telepítés és indítás folyamatát és feladatait. Ez a teljes bevezetési folyamat akár hónapokat is igénybe vehet, ezzel mindenképpen érdemes számolni és kalkulálni.
A bevezetés sikerességének érdekében a cégeknek kellően meg kell határoznia az elvárásait, szükség esetén az üzleti folyamatok újratervezését, hogy a lehető legjobban ki tudják használni az új rendszer nyújtotta lehetőségeket. A meghatározott igények alapján megfelelően konfigurálni kell a vállalatirányítási rendszert, majd ezt nagyon alaposan és részletesen tesztelni kell minden munkatársnak, hogy biztosítsuk az akadálymentes bevezetést. Ahhoz, hogy minden lépését sikeresen és időben elvégezzünk, pontos átgondolást igényel.
Milyen lépései vannak a vállalatirányítási rendszer bevezetés folyamatának?
Általános esetben az ERP rendszerek bevezetése 6 fázisra osztható, mindegyik meghatározott céllal. Természetesen minden cég valamilyen szinten egyedi, így az egyes fázisok némileg eltérőek lehetnek cégenként.
1. Kutatás és tervezés
Minden ERP bevezetési projekt azzal kezdődik, hogy a vállalkozáson belül meghatározzuk, hogy ki lesz a projekt vezetője. Az ő feladata, hogy összefogja a folyamatokat a vállalkozás oldaláról és végig kísérje a bevezetést. Továbbá részletesen meg kell fogalmazni az igényeket, hogy mit is szeretnénk valójában az új rendszertől. Ha tudjuk az igényeket, érdemes alapos piackutatást végezni, ahol megtaláljuk és megkeressük a nekünk elsőre szimpatikus szolgáltató cégeket.
Nagyon fontos, hogy a bevezetési projektre kijelölt személy vagy akár a teljes csapat pontosan ismerje az üzleti folyamatokat és elvárásokat. A sikeres bevezetés érdekében fontos a felsővezetők, tulajdonosok kiemelt támogatása, hogy biztosítsák a kellő erőforrásokat és motivációt az egész vállalkozáson belül. Amennyiben belsőleg nem találunk kellően kompetens munkatársat a projekt vezetésére, érdemes lehet egy külső, professzionális ERP tanácsadót felbérelni, aki tapasztaltan képes pontosan definiálni az igényeket és képviselni a cég érdekét a bevezetés során.
A lényeg tehát, hogy bizonyosodjunk meg arról, hogy az igények definiálása pontos és kellően alapos, próbáljunk meg minél több munkatársat bevonni és felmérni a munkafolyamataikat.
Az egyik első cél a bevezetésben, hogy részletesen megértsük a jelenlegi problémákat, beleértve a nem hatékonyan elvégzett folyamatokat és feladatokat és a pontos elvárásokat az új vállalatirányítási rendszerrel szemben. Amennyiben már korábban volt a cégen belül ERP bevezetési projekt, érdemes az ott elért eredményeket áttekinteni és amennyiben érdemes és van rá lehetőség felhasználni az ott megszerzett tudást és tapasztalatot.
Ebben a fázisban a végső cél, hogy az összegyűjtött információk alapján válasszunk egy nekünk megfelelő, modern vállalatirányítási rendszert. Nagyon fontos, hogy mindenképpen egy mai és már a jövő igényeinek is megfelelő, új generációs rendszert válasszunk. Ezek ma már a tisztán felhős és webes megoldásokat jelentik, ilyen rendszer egyébként a CloudERP is.
2. Tervezés
A tervezési fázis a részletes követelményeket és a felmért folyamatok eredményét veszi alapul, cél hogy a kiválasztott vállalatirányítási rendszert ennek megfelelően állítsuk be és konfiguráljuk. A tervezési folyamat persze nem csak a program konfigurációját jelenti, hanem új üzleti és munkafolyamatok tervezését és kialakítását is, amely összhangban a vállalatirányítási rendszerrel és hatékonyan ki tudja használni azt. Nagyon fontos, hogy kellően vonjuk be munkatársainkat a folyamatba, hiszen nekik van kellően alapos ismeretük a jelenlegi, általuk napi szinten használt működésről. A bevonásuk egyben elősegíti az új rendszer elfogadását, szívesebben fogadnak egy részben általuk is tervezett rendszert.
A tervezés során cél továbbá, hogy kiszúrjuk és meghatározzuk az esetleges hiányosságokat az ERP rendszerben, amennyiben ez kritikus és nem tudjuk a jelenlegi eszköztárral megoldani, kérjünk egyedi, kiegészítő fejlesztéseket a szolgáltató cégtől.
3. Konfigurálás és fejlesztés
A tisztázott célok és elvárások birtokában megkezdődhet a rendszer konfigurálása és igény esetén egyedi fejlesztés elvégzése összhangban a korábban definiált folyamatokkal és igényekkel. Ez a lépés magában foglalhatja, hogy egyéb a cégben használt üzleti szoftverrel meg kell oldani a kapcsolódást, pl.: webshop, CRM rendszer, egyéb analitikai eszközök, beszállítónk rendszere stb.
Amíg a konfigurálás és az esetleges fejlesztés tart az oktatási fázison elkezdhetünk belsőleg dolgozni, a felhasználók számára hozzáférhetővé kell tenni az oktatóanyagokat, melyeket egy teszt rendszeren keresztül tudnak gyakorolni. Ezzel egyidőben gondolni kell az adatmigrációra, amely komplex feladat is lehet, hiszen a régi rendszerből ki kell nyernünk az adatokat, melyeket sok esetben át is kell alakítani az új rendszer által támogatott formátumára. Ha már úgyis új rendszerbe költözünk érdemes ezeket az adatokat tisztázni és kiszűrni a duplikációkat és az inkonzisztenicákat megszüntetni. Fontos megemlíteni, hogy sok esetben nem érdemes sok irreleváns, régi adatot belepréselni az új rendszerbe, csak a lényeges és tényleg releváns adatokat vigyük át.
4. Tesztelés
Az előző fázis és a tesztelés gyakran egy időben történik. A késznek gondolt részeket a megfelelő kollégák tudják tesztelni és a visszajelzésük alapján akár korrekciókat tudunk végrehajtani. Az alapvető funkciók kezdeti tesztelését egy nagyon kiterjedt, mély és alapos tesztelésnek kell követnie, amely kiterjed a rendszer minden pontjára és az összes munkafolyamatot le kell tudnunk fedni. Ez azt jelenti, hogy a kollégák egyik fontos napi feladata lesz a rendszer megismerése, próbája és visszajelzések adása. Ennek a lépésnek magában kell foglalnia a migrált adatok ellenőrzését és a munkatársak oktatásának és képzésének megkezdését.
A legtöbb ERP szolgáltató rendelkezik oktatóanyagokkal, ez ideális esetben nem csak szöveges leírás, hanem képekkel, animációkkal és videókkal ellátott, struktúrába rendezett tananyagok összességét jelenti.
5. Indítás, telepítés
A lépés amiért eddig dolgoztunk: a rendszer élesben indul. Fontos, hogy készülünk fel lehetséges fennakadásokra és problémákra, hiszen egy igazán komplex folyamatról beszélünk, rengeteg változóval. Az induláskor mind a belső projektfelelősnek, csapatnak és a vállalatirányítási rendszert szolgáltató cégnek is készen kell állnia az esetleges problémák gördülékeny elhárítása érdekében.
Bizonyos adatok már előre migrálhatók a rendszerbe, viszont vannak olyan adatok is, melyeket közvetlenül az indulásnál kell átvinni, hogy konzisztens maradjon.
6. Támogatás és karbantartás
A vállalatirányítási rendszer utánkövetése és gondozása bevezetés után fontos feladat, hiszen a munkatársak elégedettebbek lesznek, nem marad el a folyamatos fejlődés és így érhetjük el a hosszútávon kitűzött céljainkat. A kezdeti bevezetésért felelős személy/személyek feladata lehet az ERP rendszer felügyeletének koordinálása is. Itt cél, hogy figyelembe vegyük munkatársaink visszajelzését és igényeiket majd ezt közöljük és továbbítsuk az ERP-t szállító cég felé. Az új munkatársak képzésének megoldása is feladat, amire gondolnunk kell.
A támogatás és karbantartási feladatok egy felhős vállalatirányítási rendszer választásával lényegesen költséghatékonyabban és kevesebb feladatot ró a használó cégre.
A felhős vállalatirányítási rendszer előnyeiről itt olvashat.
CloudERP – Az újgenerációs felhős vállalaltirányítási rendszer
A CloudERP webshop és vállalatirányítási rendszer egy kifejezetten modern szemléletű webes és felhős megoldás. ERP 2.0, azaz a vállalatirányítási rendszerek új generációját képviseli. Amennyiben az Ön érdeklődését is felkeltettük, tekintse át weboldalunkat, töltse le a bemutató anyagot, kérjen konzultációt kötelezettségek nélkül!
