Melyik tehát a legjobb ERP rendszer?
A válasz természetesen az, hogy amelyik a legjobban megfelel az igényeinknek és az elvárásainknak. Nem hagyjuk azért ennyiben a kérdést, a következő cikkben pontosan átnézzük és segítséget adunk ahhoz, hogy lehet cégünk számára kiválasztani a legjobb ERP rendszert. A választás elsőre talán nem tűnik egyszerűnek, hiszen számtalan ERP megoldás érhető el a piacon, viszont némi utánajárással ez a kör gyorsan szűkíthető.
Ha például pontosan tudjuk, hogy számunkra kifejezetten egy felhő alapú vállalatirányítási rendszer bevezetése a cél, amely modern, könnyen tanulható webes felülettel rendelkezik, támogatja a modern webáruházas értékesítést akkor máris lényegesen egyszerűbb dolgunk van. Magyarországon a tisztán webes és felhő alapú ERP rendszerek száma lényegesen kevesebb, egy ilyen megoldás egyébként a CloudERP is.
Hogyan is érdemes tehát felkészülni az ERP rendszer választásra?
Bizonyosan Ön sem véletlenül került erre az oldalra. Lehetséges éppen az új ERP rendszer kiválasztásán gondolkozik? Esetleg éppen egy ERP rendszer bevezetése van folyamatban cégénél de úgy érzi nem biztos, hogy jó úton haladnak a dolgok? Persze lehet csak egy érdeklődő olvasó aki feltörekvő cégének keres egy jövőbeni megoldásokat… Bármi is legyen az ok, jó tudni, hogy egy ERP rendszer kiválasztása igazán komoly feladat és komplex feladat.
Egy vállalatirányítási rendszer hatalmas befolyással bír cége életére, lényegesen eredményesebbé és sikeresebbé teheti azt, ám egy melléfogással komoly károkat is képes okozni. Ezért kiemelten fontos, hogy jól és alaposan döntsünk és ha úgy érezzük egy rendszer nem felel meg a jelen és jövő kor elvárásainak és igényeinek, inkább keressünk tovább.
Útmutatónk célja, hogy a lehető legtöbb kérdést megválaszoljuk amely az Ön cége számára legjobb ERP rendszer kiválasztását érinti. Ebben az anyagban kizárólag a kiválasztási folyamatra fogunk fókuszálni, hogy kellő részletességgel tudjuk feltárni a kulcsfontosságú lépéseket szempontokat.
Először is meg kell barátkoznunk a gondolattal, hogy bármilyen, egy a cégünk folyamatain átívelő üzleti szoftver kiválasztása során kiemelt erőforrást kell biztosítanunk az alapos felkutatási és tesztelési feladatokra. Ez időbe és pénzbe fog nekünk kerülni. A cikkünkben bemutatott folyamat nagyjából 12-24 hetes időtartamot vesz igénybe a cégünk méretének és komplexitásának függvényében. Persze gondolhatjuk azt, hogy ez rengeteg idő viszont ne felejtsük el, hogy ERP rendszert a következő 5-10 évre de akár hosszabb időtartamra is választunk.
Tapasztalataink azt mutatják, hogy amely cégek követik a lent említett lépéseket sokkal magabiztosabban és eredményesebben fogják megtalálni a számukra legjobb ERP rendszert. A vállalatunknak legjobb ERP rendszer megtalálásán tehát nem szabad sem időt, pénzt vagy energiát spórolni.
A legjobb ERP rendszer kiválasztásának 12 lépése
- Pontosan értsük meg miért van szükségünk ERP rendszerre
- Határozzuk meg a technológiai stratégiánkat
- Jelöljük ki az ERP rendszer kiválasztásáért felelős személyt vagy csapatot
- Fektessük le az üzleti elvárásainkat
- Fejlesszük és javítsunk üzleti folyamatainkon
- Határozzuk meg az adatkezelési stratégiánkat
- Készítsünk egy hosszú, átfogó listát az elérhető ERP rendszerekről
- Szűkítsük le a listát a nekünk megfelelő rendszerekre
- Egyeztessünk demózási időpontot az ERP cégekkel
- Mérjük fel vállalkozásunk felkészültségi állapotát
- Tárgyaljunk az ERP rendszert szolgáltató cégekkel
- A bevezetés előtt egy pillanatra álljunk meg és tekintsük át újra a pontos tervet
1. Pontosan értsük meg miért van szükségünk ERP rendszerre
Tegyünk fel magunknak néhány kérdést:
Szükségünk van egyáltalán ERP rendszer bevezetésére?
Ha az Ön cége egy növekvő vállalkozás vagy egy startup, biztos szüksége van egy ilyen, bizonyos esetben akár drága programra? A válasz – ha nőni szeretne és versenyben akar maradni, akkor – IGEN!
Azok az idők már elmúltak amikor egy cég a világ első számú ERP rendszerével (az Excellel) képes elboldogulni és hatékonyan fejlődni. Hihetetlen ugyan, de a számtalan jó megoldás és célszoftver ellenére, még mindig sok cég Excelt használ ügyviteli rendszer gyanánt. Gyakran ezen cégek idővel hatalmas hátrányba kerülnek a konkurenciával szemben akik meglépték a váltást és ERP rendszer bevezetése mellett döntöttek.
Modern szemléletű és innovációra nyitott kereskedelmi cégeknek jó választás lehet a CloudERP webshop és vállalatirányítási rendszer, amely egy teljesen webes, felhő alapú ERP rendszer.
Szükségünk van-e ÚJ ERP rendszer bekötésére?
Manapság is még elég gyakori látvány, hogy a cégek régi, lassú és elavult rendszereket használnak, nem feltétlenül kell ezalatt DOS-os rendszereket érteni -bár még ez is előfordul- hanem gondoljunk a régi generációs asztali, telepített és közel sem automata ügyviteli rendszerekre. Ezek a megoldások lassítják, bosszantják az alkalmazottakat, nem teszik lehetővé a mobilis munkavégzést, számtalan biztonsági hibával rendelkeznek és a frissítésük/üzemeltetésük is nehézkes, manuális és kényelmetlen. Ezen túl az egyik legnagyobb és gyakori probléma: nincs megfelelő támogatás a fejlesztő cég oldaláról. A lista természetesen még nem áll itt meg, ám aki hasonlókat tapasztal és él át jelenlegi ERP rendszerével, pontosan átérzi mire gondolunk és ők bizony kiemelt jelöltjei egy új rendszer bevezetésének amely elősegíti a cég növekedési céljait és biztosítja a versenyelőnyt (vagy akár felzárkózást) a konkurenciával szemben. Miután megválaszoltuk a fenti kérdéseket és azt látjuk, hogy nekünk érdemes belefogni egy ERP rendszer implementálásába, a kiválasztási folyamat következő lépése a tervezés.
A tervezés alatt meg kell határozni az ERP projekttel foglalkozó személyt vagy csapatot akik végigviszik az ERP rendszer kiválasztásával és bevezetésével járó feladatokat. A legfontosabb hogy felkészítsük cégünket és a folyamatokat az új rendszer fogadására és bevezetésére. Ehhez mindenképpen ideális ha a kijelölt kollégának már van tapasztalata hasonló rendszer bevezetésében, ez egyébként lehet külső személy vagy csapat is akik az ERP implementációt támogatják.
Felkészülés a bevetetésre
A cégben mindenkinek tudnia kell arról, hogy pontosan mire fogunk készülni és milyen hatása lesz a munkájára. Ebbe érdemes a munkatársakat minél korábban, akár már az elejétől bevonni, hogy magukénak érezzék majd később a rendszert. Ez a bevezetést nagyban segíti és megkönnyíti.
Oktassuk őket arról, hogy mi is pontosan egy vállalatirányítási rendszer, mit old meg és miben fogja a munkát segíteni. Azaz érdeme egy általános tájékoztatást adni, engedni, hogy kérdezzenek és meglátásaikkal elősegítsék a legjobb ERP rendszer kiválasztását.
Üzleti igény meghatározása
Fontos, hogy definiáljuk, miért is szeretnénk a rendszert bevezetni, milyen problémákat fog megoldani és milyen lehetőségeket kínál. Ennek meghatározása segíti megteremteni a közös víziót a cégben és bizonyosságot ad az új ERP rendszer bevezetésének szükségességére. Ez a döntéshozók számára is kritikus, hogy megadják a zöld jelzést a projekt megkezdésére és jóváhagyják a szükséges erőforrásokat. Az üzleti igény meghatározásánál figyeljünk arra, hogy biztosan tisztázzuk az új technológia bevezetésével hogyan tudjuk elérni a vállalat jövőbeli céljait.
Néhány kérdés megválaszolásával rávilágíthatunk a bevezetendő ERP rendszer hasznossgára:
- Segíti az új ERP rendszer a munkatársak és a folyamatok hatékonyságát?
- Milyen mértékben tudjuk majd folyamatainkat optimalizálni?
- Az új ERP rendszer biztosítja-e az adatok valós idejű elemzését?
- Mobil, távoli COVID biztos munkavégzés lehetséges-e? (Felhő alapú ERP rendszer)
- Elégedettebbek lesznek-e az új rendszertől ügyfeleink?
És persze tegyük fel a legfontosabb kérdést: melyik az az ERP rendszer, amely kiszolgálja majd vállalat hosszútávú céljait és kiemelten elősegíti a cég fejlődését?
Sok cég azért fektet be ERP rendszerbe, mert sok más cég is ezt teszi és fel kell venni a lépést a konkurenciával. Ez jó gondolat, visztont fontos, hogy megértsük alaposan milyen módon fogja az ERP rendszer megváltoztatni vállalatunk működését, a folyamatokat és hogy tudunk előnyt szerezni konkurenciáinkkal szemben. Ha látjuk az előnyöket, a megtérülést és a lehetőségeket sokkal szívesebben fogunk befektetni egy vállalatirányítási rendszerbe.
Az elvárt előnyök és hasznok meghatározásával könnyebben tudjuk kollégáinkat támogatóvá és motiváltabbá tenni, ez igazán kritikus a sikeres implementáció érdekében. Különösen fontos a némileg maradibb, újításokra kevésbé nyitott kollégákat magunk mellé állítani. A vezetőknek is fontos, hogy megértsék milyen előnyökre számíthatnak, hiszen nekik kell engedélyezni az erőforrások ráfordítását az ERP rendszer kiválasztására és bevezetésére.
Milyen cégek használnak ERP rendszert?
Kicsik és nagyok
Korábban csak a nagy vállalatok kiváltsága volt az ERP rendszer viszont ma már szinte minden cégméretnél és iparágban helye van egy kifinomult üzleti szoftvernek. A technológia rohamos fejlődésével, a bevezetési és üzemeltetési költségek csökkenésével új távlatok nyíltak meg a cégek számára. Egy új generációs webes és felhő alapú ERP rendszer lehetővé teszi üzleti folyamataink automatizálását, újragondolását és lényegesen hatékonyabbá tételét. Az ERP rendszerek egyre költséghatékonyabbak, specializáltabbak és flexibilisek, így bevezetésükre lehetőség nyílt a nagyvállalatok mellett kisebb cégek számára is. Ez nagyban hozzájárul egyébként a KKV szektor és piac rohamos fejlődéséhez.
2. Határozzuk meg a technológiai stratégiánkat
Nagyon valószínű, hogy cégében biztosan van informatikai területen hiányosság vagy gyenge pont amelyet érdemes megváltoztatni és fejleszteni az üzleti célok elérésének érdekében. Az ERP rendszer kiválasztása és bevezetése csak egy része ennek a feladatnak, viszont kiemelt eleme, ezért nagyon fontos hogy alaposak legyünk.
Telepítési stratégia
A legtöbb régi rendszer még helyi telepítésű, amely ma már nem igazán felel meg a modern üzleti elvárásoknak. Éppen ezért fontos, hogy olyan megoldást válasszunk, ami hosszú távon ki fogja szolgálni igényeket és a jövő kihívásait. A COVID helyzet rámutatott arra milyen felkészületlenek is a cégek és milyen sokan használnak elavult technológiai megoldásokat. Ma már egy felelős cégnek érdemes egy számára ideális felhő alapú ERP rendszer mellett letennie a voksát. Persze a választás nem mindig egyszerű, hiszen sok régebbi generációs szoftverrel rendelkező cég még nem volt képes megugrani a váltást, hiszen itt gyakorlatilag az ERP rendszer egy új generációjáról beszélhetünk amely teljesen más technológiai szakértelmet kíván, nem beszélve a fejlesztéséhez szükséges hatalmas erőforrásokról.
Néhány fontos kérdés amit fel kell tenni a szolgáltató cégnek, hogy megtaláljuk a számunkra legjobb ERP rendszert:
- Mi a termék roadmap, azaz mi a cég víziója, hova szeretne eljutni a jövőben? Ez a vízió egyezik a mi igényeinkkel?
- Van a cégnek tapasztalata és kiterjedt szakmai tudása azon a területen ahol mi tevékenykedünk vagy a jövőben tevékenykedni szeretnénk?
- Miként képzelik el a jövőt, az újabb, modern technológiák bevezetését, az automatizációt?
- Milyen gyakran frissül a szoftver? (Frissül-e egyáltalán és ha igen, mennyire bonyolult ez a folyamat…)
A telepítési stratégia meghatározásán kívül, azaz hogy helyileg telepített vagy felhős ERP rendszer bevezetése a cél érdemes elgondolkodni azon, hogy egy olyan ERP rendszert válasszunk ami teljesen integrált és “mindent” megold vagy esetleg egy központi rendszert használjunk, viszont bizonyos kulcs területekre alkalmazzunk specializált célzoftvert.
Ennek természetesen van előnye és hátránya is egyben. A hátrány, hogy az adatok áramlását meg kell oldanunk a rendszerek között, viszont az előnye, hogy a célszoftverek alkalmazásával kevesebb egyedi fejlesztés vagy cégre szabási folyamat szükséges. A gyakorlatban ez úgy nézet ki, hogy az ERP rendszer mellé például bevezetünk egy dedikált CRM rendszert is, amely sokkal célirányosabban és hatékonyabban szolgálja ki igényeinket. Vagy ugyan így beszélhetnénk egy független webshop rendszerről is, amely e-kereskedelmi igényeket maradéktalanul képes kielégíteni.
Ez csak elsőre tűnhet nehézkesnek, manapság egy modern webes ERP rendszer esetében ez nem jelent nagy kihívást, hiszen ezek a rendszerek nyitott kapcsolókkal rendelkeznek, amelyek lehetővé teszik a független megoldások precíz összehangolását.
3. Jelöljük ki az ERP rendszer kiválasztásáért felelős személyt vagy csapatot
Egyik fontos feladatunk, hogy meghatározzuk azt, hogy a cégen belül ki fog vagy kik fognak dedikáltan azzal foglalkozni, hogy megkeressék a számunkra legjobb ERP rendszert. Feladat, hogy meghatározzák és összegyűjtésék az ERP rendszerrel szemben támasztott elvárásokat, beazonosítsák a potenciális ERP szolgáltató cégeket és részt vegyen a demózásokon is. Fontos, hogy úgy válasszuk meg a projektfelelő személyt vagy csapatot hogy biztosan rálátása legyen a cég legfőbb folyamataira és kihívásaira. Az ERP rendszer kiválasztásánál nem szabad abba a hibába esni, hogy ez egy informatikai feladat ez annál lényegesen komplexebb, az üzleti folyamatok és igények alapos feltárásával lehetséges csak a releváns döntés meghozatala.
Fontos továbbá, hogy vonjunk be lehetőség szerint minden kulcs munkatársat is a döntésbe, hiszen gyakran teljesen más szemszögből tudnak rávilágítani egy-egy problémára és kihívásra.
Biztosítsuk az ERP rendszer kiválasztásáért felelős személy vagy személyek számára a szükséges időt és erőforrásokat hiszen ez egy igazán kritikus lépés melyet csak alapos és precíz utánajárással lehet megfelelően elvégezni. A piac alapos felmérése és elvárásaink részletes meghatározása később rengeteg kellemetlenségtől és fejfájástól fog minket megkímélni, ne sajnáljuk az időt a számunkra legjobb ERP rendszer megtalálására.
4. Fektessük le az üzleti elvárásainkat
Nagyon fontos, hogy az ERP rendszer kiválasztása előtt pontosan tudjuk milyen üzleti elvárásaink és folyamataink vannak. Vonjuk be a kollégáinkat is és pontosan elemezzük a helyzetet és az igényeket melyeket írásba is fektessünk le. Tartsunk megbeszéléseket ezzel kapcsolatban, melyre a kollégák érkezzenek felkészülten és előre felírt összeszedett javaslatokkal, kérdésekkel.
Legyünk alaposan felkészültek és körültekintőek az ERP rendszer kiválasztása során!
Mit helyezzünk a figyelem központjába?
Az említett megbeszéléseken a “mit”-re és ne a “hogyan”-ra fókuszáljunk. A cél itt meghatározni az igényeket, és a célt amit el szeretnénk érni, annak megvalósítása ebben a fázisban még részletkérdés és elviszi a figyelmet az alapoktól.
Amikor meghatározzuk az igényeket fontos, hogy nem minden kérést kell azonos súlyozással figyelembe vennünk.
A felvetett igényeket soroljuk három csoportba:
- Kötelező – Ezek olyan szükséges funkciók, melyek nem lehetnek kompromisszum tárgya hiszen hiányuk bizonyos feladatokat ellehetetlenítene vagy jogszabályi követelés.
- Nagyon hasznos – Olyan funkciókat soroljunk ide, melyek ugyan nem kritikusak de nagyban hozzájárulnak az ERP rendszer hatékonyságához. Ezek lehetnek bizonyos automatizmusok például.
- Jó lenne – Ezek olyan funkcionalitások, melyek a kényelmes használathoz járulnak hozzá de az indulást vagy az ERP rendszer bevezetését nem blokkolják.
Ha egy adott funkció nem kritkus akkor ne tegyük ettől függővé az ERP rendszer választását. És kifejezetten ügyeljünk arra, hogy ne legyenek túl szigorú követelmények sem, azaz amit nem muszáj azt ne soroljuk kötelező funkciónak, hiszen ezzel feleslegesen tudjuk túl komplexé tenni az egész keresési és bevezetési folyamatot.
5. Fejlesszük és javítsunk üzleti folyamatainkon
Az ERP rendszer bevezetése során de még jobb ha már előtte rendszerezzük és tisztába tesszük belső folyamatainkat. Számolnunk kell azzal, hogy a rendszer bevezetése során bizonyos munkafolyamatokat, régről “berögzült” lépéseket, szokásokat el kell majd hagynunk. Ezért nagyon fontos, hogy felfedezzünk minden jelenlegi folyamatbeli hiányosságot és egy átfogó képünk legyen cégünk működéséről. Ennek tudatában lényegesen egyszerűbb dolgunk lesz a bevezetés során.
Ne felejtsük el, hogyha egy rossz folyamatra ültetünk rá egy rendszert – legyen az a világ legjobb ERP rendszere is – akkor sem fogunk tudni jó eredményeket elérni, sőt egy új rendszer bevezetése még nagyobb káoszhoz is vezethet.
Az új vállalatirányítási rendszer ingterálása cégünk életébe remek alkalmat biztosít arra, hogy felülvizsgáljuk cégünk és munkatársaink működését.
Az üzleti folyamatokon való fejlesztés egy teljesen külön terület és magas szakértelmet kíván. Amennyiben nem vagyunk jártasak üzleti folyamatok fejlesztésében és hatékonyabbá tételében, mindenképpen ajánlott külső segítség bevonása. Hatékonyabb munkafolyamatok nem csak a jelenlegi üzemelésünket tudja hatékonyabbá és profitábilissá tenni, hanem az ERP rendszer bevezetésének sikerességét is nagyban elősegíti.
Amit mindenképpen érdemes szem előtt tartani, hogy legyünk flexibilisek a bevezetés során, próbáljunk a lehetőségekre koncentrálni. Ne feledjük: a vállalatirányítási rendszer bevezetések sikertelenségének legfőbb oka a flexibilitás hiánya, a “görcsös ragaszkodás” a meglévő, (sokszor rosszul) beidegződött munkafolyamatokhoz.
Kérdések amit érdemes feltenni az optimalizálás során:
- Mi a célja a folyamat javításának, mit szeretnénk elérni és mi jelöli a sikeresség mérőszáma?
- Hogyan tud az optimalizálandó folyamat a legnagyobb hatással lenni a vállalkozás életére, hogy tudja a legjobban segíteni a szervezet hatékonyságát?
- Hogyan tervezzük meg egy új üzleti folyamatot úgy, hogy az illeszkedjen a szervezet többi ágába, területébe?
- Kik legyenek a munkafolyamat fejlesztés felelősei, ki koordinálja az egyes lépéseket és a folyamat előrehaladását?
- Hogyan szerezhetjük meg a vezetőség és a munkatársak támogatását? Miért lesz nekik ez jó?
- Hogyan fog ebbe az informatika, technológia (pl.: ERP rendszer) kapcsolódni, biztosítani a megfelelő műszaki hátteret?
- Hogyan adjuk át a kollégáknak az új munkafolyamatot? Hogyan fogjuk őket oktatni?
CloudERP – Az újgenerációs felhős vállalaltirányítási rendszer
A CloudERP webshop és vállalatirányítási rendszer egy kifejezetten modern szemléletű webes és felhős megoldás. ERP 2.0, azaz a vállalatirányítási rendszerek új generációját képviseli. Amennyiben az Ön érdeklődését is felkeltettük, tekintse át weboldalunkat, töltse le a bemutató anyagot, kérjen konzultációt kötelezettségek nélkül!
