Bevezetés
A T-DEPO Magyarország egyik legnagyobb, higiéniai és tisztasági termékekkel foglalkozó vállalata, amely évente több mint 2,5 milliárd forintos árbevétellel büszkélkedhet. A cég főként B2B partnereket szolgál ki, egyedi árlistákon keresztül, és egy UNAS webáruházban is elérhető kínálattal rendelkezik. A dinamikus növekedést azonban jelentősen korlátozta, hogy a vállalat korábbi, saját fejlesztésű ERP rendszere nem tudott már lépést tartani a gyorsan változó piaci igényekkel: a digitalizáció és a folyamatok automatizálása hiányosan valósult meg, az adatok nem voltak valósidejűen elérhetők, és az integrációk is nehézkesen működtek.
Egy ambiciózus fejlesztési stratégiával a T-DEPO vezetése úgy döntött, hogy lecseréli a régi rendszert, és modern, adatvezérelt, felhőalapú megoldást keres. Alapos piackutatás után a választás a CloudERP-re (bővebben: www.clouderp.hu) esett, amely a logisztikától a pénzügyön át egészen a beszerzési folyamatokig teljes integrációt és jelentős automatizálási lehetőségeket kínál. A néhány hónapig tartó bevezetési folyamat során a T-DEPO minden lényegi területen – raktárkezelés, pénzügyi riportolás, beszerzés és értékesítés – jelentős előrelépést tett, ami rövid időn belül lendületet adott a vállalatnak a piaci versenyben.
Logisztikai folyamatok és PDA-vezérelt raktárkezelés
A T-DEPO napi szinten nagy mennyiségű áruval dolgozik, ezért kulcsfontosságúvá vált egy hatékony, átlátható és gyors raktárkezelési rendszer. A CloudERP bevezetésével a vállalat PDA-eszközökkel támogatott, vonalkódos működésre állt át. A raktári dolgozók a beérkezéstől a kiadásig minden tételt valós időben rögzítenek, így a készletinformációk folyamatosan frissülnek.
- Vonalkódos azonosítás: A termékek beolvasása révén azonnal lekérhető az aktuális készlet, a pontos polchely-információ és a FIFO/LIFO szabályok szerinti mozgatási javaslat.
- Gyorsabb rendelésösszekészítés: A PDA-val végzett pickelés megkönnyíti a munkát, csökken a hibás komissiózások aránya, és átláthatóbb a be- és kitárolás is.
- Valós idejű információmegosztás: A logisztikai részleg és az értékesítés/pénzügy folyamatai összhangban működnek, hiszen az adatok egyetlen közös rendszerben frissülnek.
Ez a teljesen digitalizált raktárfolyamat nemcsak időt takarít meg, hanem drasztikusan csökkenti a hibalehetőségeket és az adminisztrációs terheket is.
Automatikus rendelésfeldolgozás és B2B funkciók
A T-DEPO-nál kiemelt szerepet tölt be a B2B értékesítés, ahol a partnerek egyedi árlisták alapján vásárolnak. A cég a széles termékkínálatot az UNAS webáruházban is kínálja, ami automatikusan, kétirányú szinkronizációval kapcsolódik a CloudERP-hez:
- Azonnali rendelésfeldolgozás: Amint beérkezik egy rendelés az UNAS webshopból, a CloudERP felismeri a vásárlóhoz rendelt speciális árlistát és kondíciókat, majd továbbítja a pénzügyi és logisztikai modulokhoz az adatokat.
- Valós idejű készlet és árinformáció: A B2B partnerek mindig a legfrissebb árat és készletmennyiséget látják, így a megrendeléseik sem ütköznek váratlan készlethiányba.
- Időmegtakarítás és konzisztencia: Nem szükséges manuálisan rögzíteni a rendelési adatokat és kedvezményeket, hiszen minden automatikusan áramlik a rendszerben.
Ez a fajta automatizáltság lehetővé teszi, hogy a T-DEPO a mindennapi teendők helyett a stratégiai feladatokra fordítsa erőforrásait, miközben tovább erősíti a partnerekkel való bizalmat és elégedettséget.
Pénzügyi folyamatok és átfogó kimutatások
A T-DEPO évek óta kiemelt figyelmet szentel a pénzügyi stabilitásnak és a gyors döntéshozatalnak, azonban a régi rendszer korlátozott riportolási funkciókkal bírt. A CloudERP bevezetésének egyik legnagyobb értéke, hogy:
- Automatikusan könyvel és konszolidál: A kimenő és bejövő számlák, banki tranzakciók, készletértékek (ELÁBÉ) mind egy helyen kerülnek rögzítésre, így a cég pénzügyi helyzete egyetlen pillantással is láthatóvá válik.
- Részletes, testreszabható jelentések: A vezetőség és a pénzügyi osztály tetszőleges bontásban hívhat le jelentéseket, legyen szó bevételi sorokról, költséghelyekről, készletmozgásról vagy akár partnerenkénti profitabilitásról.
- Valós idejű adatvezérelt döntés: Az adatok azonnal frissülnek, így a vezetők mindig a legaktuálisabb számok alapján dolgozhatnak, ami kifejezetten fontos a gyorsan változó piaci helyzetben.
Az átláthatóság és a megbízható adatokra épülő pénzügyi menedzsment jelentősen hozzájárul a vállalat jövedelmezőségének javulásához, és csökkenti a kockázatot is.
Digitális beszerzési folyamatok
A T-DEPO a CloudERP beszerzési modulját is teljes körűen bevezette, amely automatikus funkciókkal könnyíti meg a rendelési folyamatokat:
- Rendszeres készletszint-ellenőrzés: A rendszer jelzi, mikor kell utánrendelni egy-egy terméket, így mindig optimális szinten tartható a készlet.
- Beszerzési ajánlások és szerződések: A beszállítókhoz kötődő feltételek (például mennyiségi kedvezmények) is rögzíthetők, ezért a beszerzési modul azonnal ajánlásokat tesz az optimális rendelési mennyiségre és árazásra.
- Papírmentes folyamatok: A kommunikáció és a dokumentumkezelés is a rendszerben zajlik, így gyorsabbá és átláthatóbbá válik a teljes beszerzési ciklus.
A CloudERP integrált megoldása révén a T-DEPO egyszerre minimalizálta a felesleges készletezést és csökkentette a beszerzéssel járó adminisztrációs terheket.
Interjú: Kérdések és válaszok a rendszerrel kapcsolatban
A T-DEPO két kulcsembere, Pesti Benjamin operatív vezető és Vogl Gergő, a projekt egyik fő támogatója osztotta meg tapasztalatait a CloudERP bevezetésével kapcsolatban.
Mi motiválta a vállalatot arra, hogy lecserélje a régi, saját fejlesztésű ERP rendszert?
Pesti Benjamin (operatív vezető):
„Az előző rendszerünket belső igényekre szabtuk, és kezdetben jól is működött. Az utóbbi időszakban azonban egyre inkább nehézkessé vált a bővítése, valamint az új funkciók fejlesztése. Egy 2,5 milliárdos forgalmat bonyolító cégnek folyamatosan alkalmazkodnia kell a piaci változásokhoz, nekünk pedig ehhez professzionális, naprakész és rugalmas megoldásra volt szükségünk. A CloudERP pontosan ezt kínálta.”
Vogl Gergő:
„A cég egyre nagyobb méretet öltött, a folyamataink komplexebbé váltak. Az a fajta integráció, amit ma a piac megkövetel (gondolok itt például az UNAS webshoppal való automatikus adatcserére vagy a vonalkódos raktárkezelésre), már nem volt gazdaságosan megoldható a saját régi rendszerünkben. Ezért döntöttünk a váltás mellett.”
Hogyan zajlott a bevezetés folyamata, és mennyi időt vett igénybe?
Pesti Benjamin (operatív vezető):
„Minden nagyobb váltás előtt ott lebeg a félelem, hogy mennyire lesz bonyolult és zökkenőmentes. A CloudERP csapatával kidolgozott menetrend alapján végül néhány hónap alatt sikeresen megtörtént az átállás. A kulcs az volt, hogy lépésről lépésre haladtunk: először felmértük a szükségleteinket, majd közösen összeállítottuk a testreszabott modulokat és riportokat.”
Vogl Gergő:
„A sikeres integrációban nagy szerepet játszott a folyamatos kommunikáció a CloudERP szakértőivel. Nagyon meggyőző volt számunkra, hogy ők is fontosnak tartották a fokozatos implementációt és a belső oktatást. Így a kollégáknak volt idejük megszokni és megtanulni az új rendszert, mielőtt élesben használtuk volna.”
Milyen területen hozott leglátványosabb fejlődést az új vállalatirányítási rendszer?
Pesti Benjamin (operatív vezető):
„Nehéz csak egy dolgot kiemelni. A raktári folyamataink óriásit fejlődtek, a PDA-vezérelt rendszer bevezetése már önmagában óriási előny. De azt hiszem, számomra a legnagyobb újdonság a részletes riportkészítő modul, ahol a teljes pénzügyi és értékesítési adatainkat egy helyen láthatjuk. Ez forradalmasítja a döntéshozatalt.”
Vogl Gergő:
„Számomra a beszerzési folyamatok digitalizálása volt a legmeglepőbb, hogy mennyire átláthatóvá váltak. A beszállítók, az árak, a mennyiségek, a készletek – minden információ egy kattintásra van. De persze az automatikus rendelésfeldolgozás a B2B partnereink és az UNAS webshop irányából is nagyon sok időt és energiát spórol meg.”
Hogyan segítik a CloudERP jelentései az adatvezérelt döntéshozatalt?
Pesti Benjamin (operatív vezető):
„Előtte Excel-táblákkal, különböző offline adatbázisokkal kellett dolgoznunk, ami nem volt túl hatékony. Most egyszerűen beállítjuk a szűrőfeltételeket, és azonnal látjuk például, hogy hogyan alakult a bevételünk termékcsoportonként, milyen a partnereink fizetési teljesítése, vagy éppen mely raktárunkban van szükség feltöltésre. Az ilyen információk ismeretében sokkal gyorsabban és pontosabban hozunk döntéseket.”
Vogl Gergő:
„Én a kereskedelmi adatoknál és a pénzügyi mutatóknál látom igazán a jelentőségét. Már nem kell saccolni és bonyolult képletekkel előállítani egy-egy becslést; helyette konkrét, valós idejű számokkal dolgozunk. Legyen szó árazásról, promóciós termékekről vagy beszállítói szerződésekről, a fő mutatókhoz másodpercek alatt hozzájutunk, és ez óriási versenyelőny.”
Mit tanácsolnának más, hasonló profilú cégeknek, akik ERP-cserén gondolkodnak?
Pesti Benjamin (operatív vezető):
„A legfontosabb, hogy ne féljenek a váltástól! Én azt gondolom, a modern világban egy adatvezérelt, automatizált megoldás elengedhetetlen a versenyképességhez. Fontos azonban, hogy a bevezetés előtt átgondolt, lépésről lépésre felépített stratégiát dolgozzanak ki. Legyen kristálytiszta, hogy mit akarnak elérni az új rendszerrel.”
Vogl Gergő:
„Én is csak bátorítani tudok mindenkit. Egy jól összeállított ERP-rendszer a vállalat szíve, ami összefogja az összes üzleti folyamatot. A CloudERP esetében a támogatás is nagyon jó, ráadásul a testreszabhatóság és az integrációk – különösen a webáruházakkal és a raktárkezelő modulokkal – rengeteg pluszidőt és energiát spórolnak meg. Ez a befektetés biztosan gyorsan megtérül.”
Eredmények és jövőbeli tervek
A CloudERP rendszer bevezetésének köszönhetően a T-DEPO jelentős mértékben növelte működési hatékonyságát. Az adatvezérelt döntéshozatal révén csökkentek a hibák, lerövidültek az átfutási idők és átláthatóbbá váltak a pénzügyi, logisztikai és beszerzési folyamatok. A raktárkészletek optimálisabb szinten mozognak, a B2B partnerek folyamatos és naprakész árinformációkhoz jutnak, és az UNAS webshop integrációja is kiválóan működik.
A vállalat továbbra is tervezi a rendszer további finomhangolását, újabb modulok és fejlesztések bevezetését, hogy még részletesebb kimutatások és automatizált folyamatok révén tovább erősíthesse piaci pozícióját. A T-DEPO példája jól mutatja, hogy a digitalizáció, az okos integrációk és az adatvezérelt működés egyaránt képesek drasztikusan megújítani egy hagyományos nagykereskedelmi vállalatot – és kijelölik azt az utat, amely a jövőben a piac élvonalába vezeti.
Zárolt stratégiai cikkek
